Casi todas las pymes eligen asesoría laboral por la misma vía: alguien la recomienda, pide presupuesto, compara la cuota mensual y firma. Es el método que explica por qué tantas acaban cambiando a los dos años.
El problema de elegir por precio es que el precio solo mide una parte pequeña del servicio: la tramitación. Lo que decide si un proveedor te sirve o no es lo que hace cuando algo se complica, y eso no aparece en el presupuesto.
Aquí tienes doce criterios para comparar de verdad, las banderas rojas que conviene detectar antes de firmar y las preguntas exactas que puedes hacer en la primera reunión. Sirven para evaluar a cualquier asesoría, incluida la nuestra.
Antes de empezar
- El riesgo es tuyo
- El empresario es el sujeto responsable ante la Inspección (art. 2.1 LISOS). Eliges quién te protege, no quién carga con la multa.
- Contrato de encargo
- Exigible por el art. 28 del RGPD desde el primer día. Su ausencia es la bandera roja más objetiva que existe.
- Autorizado RED
- Comprueba que el proveedor pueda actuar ante la TGSS por cuenta de tu empresa con autorización expresa.
- Colegiación
- Graduado social o abogado colegiado, con seguro de responsabilidad civil profesional vigente.
- 4 años
- Lo que debe conservarse de documentación laboral. Pregunta quién la custodia y cómo te la devuelve.
- La cuota
- Es el criterio 12 de 12. Si es el primero, la comparación ya está mal planteada.
En este artículo
Los 12 criterios que sí discriminan
1
Especialización real en empresa Una asesoría que atiende a particulares, autónomos y empresas reparte su atención entre necesidades muy distintas. La normativa que te afecta —convenios, planes de igualdad, inspecciones— es la del lado empresa. «¿Qué porcentaje de vuestros clientes son empresas con plantilla?»
2
Conocimiento de tu convenio El convenio aplicable es la decisión con más impacto sancionador y la que más veces queda huérfana. Si tu sector tiene particularidades, quien las desconozca las descubrirá contigo. «¿Lleváis ya empresas de mi sector y con mi convenio?»
3
Interlocución identificada Saber con quién hablas. No un buzón genérico ni una persona distinta cada mes. En una incidencia laboral, el contexto acumulado vale más que la rapidez. «¿Quién será mi interlocutor y quién cubre sus vacaciones?»
4
Proactividad demostrable La diferencia entre tramitar y asesorar. Un buen proveedor te avisa de que has cruzado un umbral antes de que sea un incumplimiento. «Dame un ejemplo de algo que hayáis avisado a un cliente sin que lo pidiera.»
5
Cobertura ante Inspección Qué pasa el día que llega un requerimiento: si preparan la documentación, si redactan las alegaciones, si te acompañan. Y si eso está incluido o se factura aparte. «Si mañana recibo un acta, ¿qué hacéis exactamente y qué cuesta?»
6
Alcance jurídico Un despido, una reclamación de cantidad o un conflicto de convenio necesitan criterio jurídico. Saber si lo tienen dentro o lo derivan cambia plazos y coste. «¿Lo jurídico laboral lo lleváis vosotros o lo externalizáis?»
7
Cumplimiento en protección de datos Van a tratar los datos de toda tu plantilla. El contrato de encargo del art. 28 RGPD, las medidas de seguridad y la ubicación de los servidores no son burocracia: son tu exposición. «¿Me pasáis el contrato de encargo antes de firmar?»
8
Tecnología y acceso a tu información Si necesitas pedir por correo cada nómina o cada certificado, estás comprando fricción. Debes poder consultar tu documentación sin depender de que alguien conteste. «¿Tengo acceso permanente a mis documentos o dependo de pedirlos?»
9
Plazos comprometidos por escrito Cuándo se entrega la nómina, en cuánto se responde una consulta, con cuánta antelación se pide la información. Un servicio sin plazos escritos es un servicio sin exigencia. «¿Qué plazos de entrega y respuesta os comprometéis a cumplir?»
10
Vigilancia de umbrales 50 personas para plan de igualdad, 50 para la cuota de reserva del 2 %, cómputo de temporales cortos. Alguien tiene que estar contando. Pregunta quién. «¿Quién controla si cruzo el umbral de las 50 personas?»
11
Salida ordenada Suena raro preguntarlo al entrar, y por eso funciona. Cómo te devuelven el histórico y en qué formato si un día te vas dice mucho sobre la relación que proponen. «Si me voy dentro de tres años, ¿cómo me llevo mi histórico?»
12
Precio y qué incluye Ahora sí. Con los once criterios anteriores resueltos, el precio es comparable. Antes, no: estabas comparando servicios distintos con el mismo nombre. «¿Qué queda fuera de la cuota y cómo se factura?»
Banderas rojas
Señales para desconfiar antes de firmar
No tienen contrato de encargo del art. 28 RGPD. Van a tratar los datos de tu plantilla y no han previsto el documento que la ley exige. Si fallan en lo verificable, imagina lo demás.
Te dicen que ellos asumen la responsabilidad ante la Inspección. No pueden: el art. 2.1 de la LISOS señala al empresario. O no lo saben, o te lo están vendiendo.
No preguntan por tu convenio en la primera reunión. Es la primera pregunta técnica que haría cualquiera que vaya a asumir tu gestión laboral.
El precio está muy por debajo del mercado. Nadie regala trabajo: si la cuota es la mitad, el alcance también. Suele ser tramitación pura vendida como asesoría.
No hay interlocutor con nombre. Un correo genérico como único canal es un indicador de volumen alto y atención baja.
Todo son respuestas afirmativas. Un asesor con criterio te dice que no a algo en la primera reunión. Quien nunca te contradice, tampoco te avisará.
No quieren poner plazos por escrito. Si la entrega de nóminas «es cuando puede ser», lo será en el peor momento.
Ofrecen fichaje con huella o reconocimiento facial. Es un indicador de que no controlan protección de datos: la AEPD tiene criterio restrictivo y sanciones firmes en esa materia.
La bandera roja definitiva es la combinación de dos: precio muy bajo y todo incluido. Un servicio que promete alcance completo por una cuota de tramitación está descontando que nunca vas a necesitarlo. Es una apuesta, y la haces tú.
Las cinco preguntas que más información dan
Si solo tienes media hora, estas cinco separan a un tramitador de un asesor mejor que cualquier presentación comercial.
| Pregunta | Qué estás midiendo |
|---|---|
| «¿Qué convenio creéis que me aplica y por qué?» | Si tienen criterio técnico o esperan que se lo digas tú |
| «Contadme una inspección que hayáis llevado» | Experiencia real frente a discurso. Si no tienen ninguna, no han estado en la parte difícil |
| «¿Qué necesitáis de mí cada mes y cuándo?» | Si el proceso está definido o improvisan cada cierre |
| «¿Qué NO hacéis?» | El límite honesto. Quien no sabe decir qué queda fuera, tampoco sabe qué entra |
| «¿Qué pasó la última vez que un cliente vuestro recibió una sanción?» | Cómo se comportan cuando algo sale mal, que es cuando importa |
Cómo comparar precios sin engañarte
Dos presupuestos con la misma cifra pueden ser servicios completamente distintos. Antes de comparar, normaliza: pon por escrito qué incluye cada uno en las mismas ocho casillas.
Lo que suele quedar fuera de la cuota (y aparece facturado después)
Orientativo, según lo que se observa habitualmente en el mercado. Lo relevante no es dónde esté cada barra en tu proveedor, sino que lo sepas antes de firmar y no en la primera factura extraordinaria.
Una vez tienes las ocho casillas de cada candidato, la comparación es honesta. Y con frecuencia el presupuesto que parecía más caro deja de serlo, porque incluye tres cosas que el otro factura aparte.
Si vas a cambiar de asesoría
- No cambies a mitad de mes. El corte natural es el cierre de nómina; cambiar a mitad multiplica los errores de traspaso.
- Pide tu histórico antes de comunicar la baja, y en formato reutilizable. Después es más lento.
- Verifica la revocación de la autorización RED del proveedor saliente y el alta del entrante ante la TGSS.
- Comprueba la supresión o devolución de datos por parte del anterior encargado, como exige el art. 28 del RGPD.
- Reserva un solape de al menos un mes. El primer cierre con datos heredados siempre destapa algo.
- Aprovecha para auditar: un cambio de proveedor es el mejor momento para revisar convenio, contratos y registro de jornada con ojos nuevos.
Cómo respondemos nosotros a estas doce preguntas Trabajamos solo con empresas y en remoto para toda España, con interlocutor identificado y contrato de encargo del art. 28 RGPD desde el primer día. La asesoría laboral incluye el criterio y la vigilancia de umbrales, no solo la tramitación; lo jurídico lo cubre el equipo de asesoría jurídica laboral, y la gestión de nóminas va con plazos comprometidos. Si quieres hacernos las cinco preguntas difíciles, te escuchamos.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo mirar al elegir una asesoría laboral para mi empresa?
Más allá del precio, conviene valorar la especialización en empresas con plantilla, el conocimiento de tu convenio, si hay un interlocutor identificado, si avisan de forma proactiva de cambios y umbrales, qué hacen ante una inspección, si tienen alcance jurídico propio, si cumplen protección de datos con contrato de encargo, qué plazos comprometen por escrito y cómo te devolverían tu histórico si te fueras. El precio solo es comparable una vez normalizado el alcance.
¿Qué preguntas debo hacer antes de contratar una asesoría laboral?
Cinco resultan especialmente reveladoras: qué convenio creen que aplica a tu actividad y por qué; que te cuenten una inspección que hayan llevado; qué necesitan de ti cada mes y cuándo; qué servicios NO prestan; y cómo actuaron la última vez que un cliente suyo recibió una sanción.
¿Es mala señal que una asesoría sea mucho más barata que las demás?
Suele indicar un alcance menor, no una eficiencia mayor. Un precio muy por debajo del mercado acompañado de la promesa de «todo incluido» normalmente corresponde a tramitación pura, sin criterio técnico ni asistencia en inspecciones. El problema aparece cuando surge la primera incidencia.
¿Puede una asesoría hacerse responsable de las multas de mi empresa?
No frente a la Administración. El artículo 2.1 de la LISOS señala al empresario como sujeto responsable de las infracciones en el orden social. Una asesoría puede responder frente a su cliente por negligencia profesional en el plano contractual, pero quien recibe el acta y paga la sanción es la empresa. Si alguien afirma lo contrario en una reunión comercial, es una señal de alarma.
¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de asesoría laboral?
Coincidiendo con el cierre de nómina, nunca a mitad de mes, y reservando al menos un mes de solape. Antes de comunicar la baja conviene pedir el histórico en formato reutilizable, verificar la revocación de la autorización RED del proveedor saliente y confirmar la devolución o supresión de datos que exige el artículo 28 del RGPD.
¿Qué documentos debo exigir antes de firmar?
Como mínimo: el contrato de prestación de servicios con alcance y plazos detallados, el contrato de encargo del tratamiento del artículo 28 del RGPD, la acreditación de colegiación profesional y del seguro de responsabilidad civil, y la relación explícita de servicios excluidos de la cuota con su forma de facturación.
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), art. 2 (sujetos responsables) — BOE
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 28 (encargado del tratamiento) — EUR-Lex
- Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos — AEPD
- Sistema RED: autorizaciones y gestión por terceros — Seguridad Social
- Real Decreto 901/2020, de planes de igualdad (umbral de 50 personas) — BOE
Información sobre el autor del artículo
Especialista en la optimización de ecosistemas de RRHH, trabaja con empresas para diseñar soluciones a medida en gestión de nóminas, administración de personal y digitalización de procesos laborales. Forma parte del Groupe Paie & RH, colaborador de Aselain en España.