Cada incorporación nueva en la empresa activa tres obligaciones simultáneas: dar de alta al trabajador, formalizar el contrato correcto y ponerlo en marcha sin errores documentales. Cuando alguno de estos tres pasos falla, la consecuencia no es solo administrativa: es una sanción con importe fijado por ley.
El alta en la Seguridad Social debe tramitarse antes de que el trabajador empiece a trabajar, con hasta 60 días naturales de antelación. No hacerlo a tiempo es una infracción grave según la LISOS, con sanciones de 3.126 € a 10.000 € por trabajador afectado. El trámite se hace con el modelo TA.2/S a través del Sistema RED, y es responsabilidad exclusiva de la empresa. La Inspección de Trabajo mantiene campañas activas centradas en detectar altas fuera de plazo.
Este artículo explica los plazos exactos, los errores más comunes en el trámite de alta, cuánto cuesta equivocarse y cómo ordenar el proceso completo de onboarding para que ninguna incorporación quede expuesta a una sanción de la TGSS.
¿Cuándo hay que dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
El alta debe comunicarse a la Tesorería General de la Seguridad Social antes de que el trabajador inicie su actividad, con un margen de hasta 60 días naturales de antelación. No existe ninguna excepción: ni un periodo de prueba, ni una jornada de unas horas, ni un contrato temporal cambian esta obligación.
La confusión más habitual está en pensar que hay margen para regularizar el alta el mismo día de la incorporación. No lo hay. Si el trabajador ya está desempeñando su función y el alta todavía no se ha tramitado, la infracción ya se ha cometido, aunque sea por cuestión de horas.
| Trámite | Plazo |
|---|---|
| Alta | Antes del inicio de la actividad, hasta 60 días naturales antes |
| Baja | 3 días naturales desde el cese |
| Variación de datos (contrato, jornada, categoría) | 3 días naturales desde el cambio |
| Registro del contrato en el SEPE | 10 días desde la fecha de alta en la Seguridad Social1 |
Una buena práctica extendida entre gestorías es tramitar el alta el día laborable anterior a la incorporación, nunca el mismo día. Elimina el riesgo de que un retraso técnico en el Sistema RED se traduzca en una infracción.
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Qué es el modelo TA.2/S y quién debe presentarlo
El modelo TA.2/S es el documento con el que la empresa comunica a la Seguridad Social las altas, bajas y variaciones de datos de sus trabajadores por cuenta ajena. Se presenta de forma telemática a través del Sistema RED, que exige certificado digital, y la responsabilidad de tramitarlo recae siempre en el empresario, nunca en el trabajador.
Antes de rellenarlo conviene tener preparados estos datos, porque un solo campo incorrecto puede convertir un trámite rutinario en un problema documentado ante una futura inspección:
- Código de Cuenta de Cotización (CCC) de la empresa.
- Número de afiliación del trabajador (NAF) o su DNI/NIE si es su primera alta.
- Tipo de contrato y fecha exacta de inicio.
- Grupo de cotización según la categoría profesional real del puesto.
- Coeficiente de jornada, si el contrato es a tiempo parcial.
El Sistema RED deja registro de la hora exacta en la que se presenta el trámite. En caso de inspección, la empresa no puede alegar desconocimiento del momento en que se tramitó: el sistema lo demuestra con precisión.
Los errores más frecuentes al dar de alta a un trabajador (y cómo evitarlos)
Los errores en el alta de trabajadores casi nunca vienen de mala fe. Vienen de prisa, de plantillas mal actualizadas o de no tener un proceso interno claro. Estos son los que más se repiten:
- Dar de alta el mismo día que empieza a trabajar, en vez de el día anterior. Elimina cualquier margen ante un retraso técnico.
- Indicar mal el grupo de cotización, asignando una categoría que no corresponde al puesto real que va a desempeñar el trabajador.
- Olvidar comunicar variaciones de datos dentro del plazo de 3 días: un cambio de jornada, de categoría o de tipo de contrato.
- No dar de baja al trabajador a tiempo cuando finaliza la relación laboral, también sujeto al plazo de 3 días naturales.
- No registrar el contrato en el SEPE después de tramitar el alta en la Seguridad Social, un paso independiente que muchas empresas olvidan.
Cada uno de estos errores, aislado, puede parecer menor. El problema aparece cuando la empresa contrata con frecuencia y el mismo fallo se repite en varias incorporaciones: ahí es donde una inspección detecta un patrón, no un despiste puntual.
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¿Cuánto puede costar no dar de alta a un trabajador a tiempo?
No dar de alta a un trabajador o hacerlo fuera de plazo es una infracción grave según el artículo 22.2 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones económicas que van de 3.126 € a 10.000 € por cada trabajador afectado2.
La cuantía exacta depende de la graduación que aplique la Inspección: mínimo, medio o máximo, según haya reincidencia, el tamaño de la empresa o el número de trabajadores implicados. Esta es la tabla de referencia para el conjunto de infracciones laborales y de Seguridad Social:
| Gravedad | Sanción mínima | Sanción media | Sanción máxima |
|---|---|---|---|
| Leve | 70-150 € | 151-370 € | 371-750 € |
| Grave | 751-1.500 € | 1.501-3.750 € | 3.751-7.500 € |
| Muy grave | 7.501-30.000 € | 30.001-120.005 € | 120.006-225.018 € |
Además de la multa, la empresa asume el pago de las cuotas atrasadas con recargo desde la fecha real de inicio de la actividad, no desde la fecha en que finalmente se tramitó el alta. El coste económico total suele superar ampliamente el importe de la sanción publicada.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social mantiene campañas activas específicamente orientadas a detectar altas comunicadas fuera de plazo, con revisiones periódicas sobre las nuevas incorporaciones que registra cada empresa2.
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Contratos: qué revisa la Inspección de Trabajo además del alta
El alta es solo el primer punto de control. Cuando la Inspección de Trabajo revisa una empresa, entra también en el detalle del contrato: si el tipo de contrato firmado corresponde a la relación laboral real, si la jornada pactada coincide con la que efectivamente se trabaja y si la categoría profesional asignada se ajusta al puesto.
Un contrato mal redactado o que no refleja la realidad del puesto es, junto con el alta fuera de plazo, una de las causas más frecuentes de sanción en una inspección. No hace falta intención de fraude: basta con que el documento y la práctica diaria no coincidan.
Los puntos que más se revisan en esta fase son:
- Tipo de contrato correcto según la relación laboral (indefinido, temporal, fijo discontinuo).
- Jornada real de trabajo, incluidas horas extra si las hay.
- Categoría profesional adecuada al puesto que realmente desempeña el trabajador.
- Coherencia entre lo firmado y lo que refleja el registro de jornada.
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Onboarding sin errores: cómo ordenar el proceso completo
Un onboarding sin errores no depende de recordar cada plazo por separado. Depende de tener una secuencia fija que se repite igual en cada incorporación, sin importar quién de RRHH la ejecute ese día. Esta es la cronología que reduce el margen de error en la práctica:
Reunir el CCC de la empresa, el NAF del trabajador, el tipo de contrato y el grupo de cotización.
Tramitar el alta en el Sistema RED con el modelo TA.2/S.
Confirmar que el alta consta como activa antes de que el trabajador inicie cualquier tarea.
Registrar el contrato en el SEPE.
Activar el registro de jornada desde el primer día, no cuando "haya tiempo" de configurarlo.
Comunicar la variación de datos (jornada, categoría, tipo de contrato) en un máximo de 3 días naturales.
Cuando este proceso está documentado y es el mismo para todas las incorporaciones, deja de depender de la memoria de una sola persona del equipo. Es la diferencia entre gestionar el riesgo de forma activa o esperar a que una inspección lo descubra.
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Externalizar el proceso de altas y contratos: cuándo tiene sentido
Externalizar este proceso tiene sentido cuando la empresa contrata con cierta frecuencia, cuando no hay una persona dedicada en exclusiva a RRHH, o cuando ya se ha recibido algún aviso o requerimiento de la Inspección de Trabajo. En esos escenarios, el coste de un asesoramiento especializado suele ser muy inferior al de una sola sanción.
Una asesoría laboral que gestiona el proceso de alta y contratación de forma recurrente conoce los plazos, mantiene actualizado el conocimiento sobre las campañas activas de inspección y aplica el mismo procedimiento verificado en cada incorporación. Esto reduce el margen de error humano que suele estar detrás de la mayoría de sanciones de este tipo.
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Preguntas frecuentes sobre altas, contratos y onboarding
¿Cuánto tiempo antes hay que dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
¿Qué pasa si das de alta a un trabajador el mismo día que empieza a trabajar?
¿Cuánto puede costar la sanción por no dar de alta a un trabajador?
¿Se puede dar de alta a un trabajador con retraso sin sanción?
¿Qué diferencia hay entre el alta en la Seguridad Social y el alta en el SEPE?
¿Quién es responsable del alta, la empresa o el trabajador?
¿Qué errores son los más comunes al rellenar el modelo TA.2/S?
Información sobre el autor del artículo
Especialista en la optimización de ecosistemas de RRHH, trabaja con empresas para diseñar soluciones a medida en gestión de nóminas, administración de personal y digitalización de procesos laborales. Forma parte del Groupe Paie & RH, colaborador de Aselain en España.