Hay una frase que se oye mucho en las pymes y que es falsa: «de eso se encarga la gestoría». Ante la Inspección de Trabajo, de eso te encargas tú. Da igual quién haga la nómina: el sujeto responsable de la infracción es el empresario.
Entender eso cambia la pregunta. No se trata de a quién le paso el marrón, sino de qué modelo me da más control sobre un riesgo que, en todo caso, es mío. Y ahí las tres opciones —hacerlo dentro, darlo a una gestoría, externalizarlo— no se diferencian tanto en el precio como en lo que cada una te devuelve.
Este artículo no compara costes: eso ya lo analizamos en detalle en costes ocultos de la gestión interna frente a la externalización. Compara algo que se mira menos y pesa más: quién hace qué, quién responde de qué y qué pasa el día que llega un requerimiento.
Cifras clave (2026)
- El empresario
- Es el sujeto responsable de las infracciones en el orden social (art. 2.1 LISOS), con independencia de quién materialice la gestión.
- Art. 28 RGPD
- Externalizar nóminas obliga a firmar contrato de encargo del tratamiento. Sin él, incumplen las dos partes.
- 4 años
- Plazo de conservación del registro de jornada y de la documentación laboral que la Inspección puede reclamar.
- Autorizado RED
- Figura de la TGSS que permite a un tercero actuar por cuenta de la empresa. Requiere autorización expresa y trazable.
- 751–7.500 €
- Infracción grave en relaciones laborales. La paga la empresa, no su asesor.
- Hasta 5 años
- Exclusión de ayudas y bonificaciones tras sanción grave o muy grave firme (art. 46 LISOS).
En este artículo
Quién responde de verdad cuando algo sale mal
El artículo 2.1 de la LISOS es corto y no admite interpretación creativa: los empresarios son sujetos responsables de las infracciones en el orden social. No dice «los empresarios, salvo que hayan contratado a un tercero». Si tu asesoría aplica mal un convenio, el acta de infracción va a tu nombre, la multa la pagas tú y la exclusión de bonificaciones del artículo 46 te afecta a ti.
Eso no significa que el asesor quede indemne. Significa que responde en otro plano y ante otra persona: responde frente a ti, contractualmente, por negligencia profesional. Son dos planos que no se comunican solos. Tú pagas la multa a la Administración y, después, reclamas a tu asesor si hubo negligencia y si tienes con qué probarlo.
La franja verde no se mueve del todo en ningún modelo: el riesgo legal frente a la Administración siempre es de la empresa (art. 2.1 LISOS). Lo que cambia es cuánta ejecución, criterio técnico y capacidad de defensa se incorporan desde fuera. Externalizar no traslada el riesgo: lo reduce.
Los tres modelos, sin eufemismos
Gestión interna
Persona o equipo propio- Control total y conocimiento del negocio
- Respuesta inmediata
- Dependes de una persona: si se va o enferma, se para
- El coste de estar al día en normativa lo asumes tú
- Sin segunda opinión: nadie revisa a quien lo hace
Gestoría
Tramitación por encargo- Coste bajo y previsible
- Hace lo que le pides, bien y en plazo
- No suele entrar en criterio ni en prevención
- Si no preguntas, no te avisa
- Interlocución por volumen: eres un cliente más
Asesoría externalizada
Gestión + criterio + defensa- Ejecuta y además anticipa
- Criterio técnico ante dudas y cambios normativos
- Acompaña en inspecciones y conflictos
- Coste superior a la tramitación pura
- Exige entregar información con orden
Gestoría y asesoría no son la misma palabra
En el lenguaje corriente se usan como sinónimos, y en la práctica describen dos servicios distintos. La diferencia no es de tamaño ni de precio: es de alcance.
Una gestoría tramita: presenta seguros sociales, confecciona nóminas, comunica altas y bajas, envía contratos. Hace lo que se le encarga, y suele hacerlo bien. Pero el encargo lo defines tú, y por tanto los huecos también.
Una asesoría, además de tramitar, aporta criterio: te dice que el convenio que aplicas no es el que corresponde a tu actividad real, que ese contrato temporal no tiene causa suficiente, que has cruzado las 50 personas y ya te toca plan de igualdad. Ese aviso no lo pediste; es precisamente el valor.
Ninguno de los dos modelos es mejor en abstracto. Si tu empresa es estable, pequeña y sin complejidad, la tramitación puede bastarte. Si creces, tienes rotación, varios centros o convenios en discusión, la tramitación sin criterio te deja expuesto justo donde la Inspección está mirando.
Quién hace qué: el reparto que conviene pactar por escrito
El origen de casi todos los conflictos con un proveedor laboral es el mismo: nadie escribió quién hacía qué. Esta es la división que conviene dejar cerrada antes de firmar.
| Tarea | Interna | Gestoría | Asesoría externalizada |
|---|---|---|---|
| Confección de nóminas y seguros sociales | Empresa | Proveedor | Proveedor |
| Altas, bajas y contratos | Empresa | Proveedor | Proveedor |
| Elección del convenio aplicable | Empresa | Suele quedar en la empresa | Proveedor, con criterio documentado |
| Aviso de cambios normativos | Empresa | Rara vez | Proveedor, de forma proactiva |
| Cómputo de umbrales (50 personas, cuota discapacidad) | Empresa | Habitualmente nadie | Proveedor |
| Registro retributivo | Empresa | Servicio aparte | Incluido o integrado |
| Preparación ante Inspección | Empresa | Aporta documentos | Prepara, acompaña y alega |
| Responsabilidad ante la Administración | Empresa | Empresa | Empresa |
Fíjate en la última fila y en la penúltima. La responsabilidad no se mueve nunca. Lo que sí se mueve —y mucho— es quién está preparado el día del requerimiento. Ese es el valor real que se compra.
Cuándo conviene cada modelo
No hay una respuesta universal, pero sí patrones bastante estables según el momento de la empresa.
| Situación | Modelo que suele encajar |
|---|---|
| Menos de 10 personas, plantilla estable, un convenio claro | Gestoría. La complejidad no justifica más |
| 10–50 personas con rotación o contratación temporal frecuente | Asesoría. Cada contrato mal encajado es riesgo acumulado |
| Cerca de las 50 personas | Asesoría. El umbral activa obligaciones que nadie te va a recordar |
| Varios centros o varios convenios | Asesoría. Aquí es donde muerden los cruces de datos de la Inspección |
| Con departamento de RRHH propio y dedicado | Interna, con apoyo externo puntual en jurídico |
| Con una sola persona que lo hace «además de sus tareas» | Externalizar. Es el escenario de riesgo más frecuente en pyme |
El último caso merece un comentario, porque es el más común y el peor entendido. Una persona de administración que lleva las nóminas «además de» facturación, proveedores y atención al cliente no está haciendo gestión laboral: está apagando fuegos. No es un problema de capacidad, es de atención disponible. Y la normativa laboral no perdona la falta de atención.
Checklist antes de decidir
- Pregúntate quién te avisaría si mañana cambia una obligación que te afecta. Si la respuesta es «nadie» o «yo, si me entero», tienes un hueco.
- Comprueba si alguien vigila tus umbrales: 50 personas para plan de igualdad, 50 para cuota de reserva del 2 %, cómputo de temporales cortos.
- Localiza el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD con tu proveedor actual. Si no existe, ya hay un incumplimiento sobre la mesa.
- Mira qué pasa en agosto. La pregunta incómoda: si tu persona de nóminas se va de vacaciones o de baja, ¿quién cierra el mes?
- Pide por escrito quién elige el convenio. Es la decisión con más impacto sancionador y la que más veces queda huérfana.
- Verifica quién te acompaña en una inspección y si eso está incluido o se factura aparte.
- Calcula el coste del error, no solo el de la cuota. Una sanción grave más la pérdida de bonificaciones supera varios años de honorarios.
Preguntas frecuentes
Si externalizo las nóminas, ¿la asesoría asume la responsabilidad ante la Inspección?
¿Cuál es la diferencia entre una gestoría y una asesoría laboral?
¿Es obligatorio firmar algún contrato específico al externalizar las nóminas?
¿Puede mi asesoría actuar ante la Seguridad Social en mi nombre?
¿A partir de qué tamaño compensa externalizar la gestión laboral?
Si cambio de proveedor, ¿qué pasa con mis datos e histórico?
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 2, 40 y 46 — BOE
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 28 (encargado del tratamiento) — EUR-Lex
- Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 (conservación del registro de jornada) — BOE
- Sistema RED y figura del autorizado — Seguridad Social
- Real Decreto 901/2020, de planes de igualdad (umbral de plantilla) — BOE
Información sobre el autor del artículo
Especialista en la optimización de ecosistemas de RRHH, trabaja con empresas para diseñar soluciones a medida en gestión de nóminas, administración de personal y digitalización de procesos laborales. Forma parte del Groupe Paie & RH, colaborador de Aselain en España.